EDI - Electronic Data Interchange (электронный обмен данными)

Это передовая технология для организации обмена электронными документами между партнерами.

Обмен коммерческой информацией (заказы, накладные, счета и т. д.) на бумажных носителях предусматривает, в основном, ручной ввод информации в компьютерную систему компании, передачу этой информации через факс и email.

Использование электронного обмена данными позволяет избежать таких действий – все происходит автоматически, без задержек и неточностей. Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах работы, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Удобство и выгода использования обмена электронными документами заключаются в том, что EDI имеет коммуникационную платформу, к которой каждый клиент (будь он ритейлер, поставщик или логистическая компания) подключается один раз и приобретает почти неограниченную возможность общаться со всеми подключенными к платформе участниками, не задумываясь над особенностями их учетных систем и документооборота, квалификацией персонала.

EDI также может помочь в решении конфликтов. Например, в спорных ситуациях между партнерами, когда один утверждает, что отправлял заказ, а второй – что не получал его. Подобные ситуации возникают неоднократно. В таких случаях EDI выступает третейским судьей, внешним аудитором, фиксатором ситуации, который может предоставить обоим участникам полную информацию о том, что и когда произошло с документами. Это делает последующее разбирательство более легким и быстрым.

Обмен электронными документами ограничивается информацией, которую можно автоматически преобразовать и закодировать. Этот процесс не включает в себя другие транзакции, которые регулярно осуществляются по средствам электронной почты и другими подобными способами (личная переписка, приветствия…).

Общее описание системы EDI

Преимущества использования EDI технологий:

• Конфиденциальность информации - обеспечивается за счет использования безопасных каналов передачи данных: AS1 (позволяет надежно передавать документы электронного обмена по сети Интернет через протокол SMTP) и AS2 (объединяет EDI и Интернет, позволяет обмениваться цифровыми данными через протокол https)

• Достоверность - обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, таким образом, полностью исключается возможность внесения изменений в документ без ведома получателя

• Гарантии доставки - система автоматически оповещает отправителя о доставке документа

• Оперативность - обработка и передача документа в течение 15 секунд

• Точность - встроенные интеллектуальные механизмы системы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов, и, при совершении ошибки в заполнении формы, она мгновенно об этом сообщает

• Экономичность - потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы – на 80%. Иными словами, внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с составлением документов, до 7–10% от общей стоимости сделки

• IT-совместимость: если в компании имеется ERP-система, то поставщик технологии EDI должен обеспечить ее интеграцию с учетной системой, чтобы избавить клиента от двойного ввода данных. Если же говорить о компаниях, не имеющих учетной системы, то для них существует следующее решение: поставщик технологии подключает их к WEB-порталу, где компании хранят свои данные и обмениваются ими с контрагентами

Соглашение об обмене электронными документами