Cистема электронного документооборота

С ростом объёмов документации, сопровождающей принятие управленческих решений, все большую актуальность приобретает задача внедрения электронного документооборота, осуществляемого на основе различных СЭД (система электронного документооборота).

В идеале данные системы должны позволять решать все стандартные задачи документооборота – регистрацию и ввод документов в систему, создание отчётов и ведение архива, маршрутизацию и поиск документов, обеспечивать политику безопасности на основе установления прав доступа к системе.

В настоящее время на отечественном рынке представлено порядка пятидесяти программных продуктов данного класса. Большинство компаний-разработчиков программного обеспечения в числе своих услуг предоставляют систему электронного документооборота. При выборе той или иной СЭД стоит ориентироваться на то, какие задачи она должна обеспечивать, какой необходимый набор функций она должна иметь. Поэтому важно сформулировать свои требования и получить консультацию от поставщика данной услуги.

Все требования к той или иной системе, обеспечивающей ведение электронного документооборота, можно разделить на две больших группы:

• требования, продиктованные характером бизнеса (формулируются исходя из процессов, проистекающих в электронном документообороте, которые подлежат автоматизации);
• требования к ПО (пожелания к интерфейсу, установление тех или иных ограничений для разных групп пользователей и др.).

Наиболее стандартный функционал системы электронного документооборота обеспечивает следующие задачи:

• Доступ пользователей системы на основе аутентификации и авторизации.
• Хранение и архивация данных.
• Работа с документами (ввод и передача коммерческой и юридически значимой информации).
• Работа с бизнес-логикой (отслеживание маршрутов движения документов, постановка задач для пользователей, взаимодействие с поставщиками, работа с пользовательскими сценариями и др.).

Технический сторона вопроса предполагает уточнение следующих моментов:

• Совместимость ПО СЭД с версиями операционных систем, используемых в работе предприятия.
• Необходимость использования (покупки и лицензирования) дополнительных программных продуктов.
• Способность аппаратной части обеспечить необходимую производительность для клиентского места и серверной части.
• Возможность расширения и настройки системы.
• Необходимость технической поддержки со стороны поставщиков.
• Наличие обучающих (в том числе интерактивных и демонстративных) курсов.

<< Назад